こんにちは、「効率化」を考えることが大好きなリベルタです。
パソコン(PC)での作業効率上げたいという悩みを持っているけど、何から手を付ければよいかわからない人も多いのではないでしょうか。
この記事ではPCを使い始めた初心者でもすぐ実践できるように作業効率を上げる方法について、専門用語を使わずできるだけわかりやすく解説します！
- デスクワークの作業スピードが遅いと感じて悩んでいる人
- 効率化したいけどパソコン(PC)を使い始めたばかりで何をから手を付ければよいかわからない
- パソコン(PC)の作業効率を上げるためにはどんな方法があるか網羅的に知りたい人
PC初心者でも全く問題ありません。
順番に一つずつ試していけば誰でも作業効率を改善することが可能です。
| ▼気になるところから読む方はこちら▼ | |
|
STEP1 |
STEP2 |
|
STEP3 |
STEP4 |
「パソコン作業の効率化に関する具体的な作業やテクニックだけを知りたい」という方は
STEP3の「PC作業の効率化を実践する」をクリックください！
STEP1：パソコン（PC）作業の効率化ってそもそもどういうこと
作業の効率化とは
まず最初に作業の効率化とは何かを整理しておきましょう。
効率とは「使った労力と得られた結果の割合」のことを意味し、結果の割合が増えれば効率が良いといえることになります。
そして、この効率を上げるための「効率化」には、以下の二つを指します。
- 同じ労力で結果を増やす
- 労力を下げて同じ結果を出す
ここでの「労力」とは、何かをするのに必要な体力や時間のことです。
1の同じ労力で結果を増やすためには、根本的にやり方を変えるしかありません。
では、2の労力を下げるはどうでしょう。
わかりやすくするために、体力を作業量と言い換えます。
すると、労力を減らすということは、「作業量または作業時間を減らす」ということになります。
まとめると、作業を効率化するとは、以下のいずれかの方法になり、PC作業の効率化についても同様です。
- 根本的にやり方を変える
- 作業量を減らす
- 作業時間を減らす
では順番に見ていきましょう。
1.根本的にやり方を変える
まず初めに、今のやり方が本当に最適なのか一度考えてみましょう。
目的を達成するための方法は一つではありません。
他の手段についても、一度思いつく限り洗い出してみるという方法がお勧めです。
洗い出した中で、最適だと思われる方法を選ぶようにしましょう。
ポイントとしては、目先の作業に焦点を当てるのではなく、何ができれば完了かといったゴールを意識することです。
2.作業量を減らす
作業量を減らす方法というのは以下の二つに分解できます。
- 無駄な作業を減らす
- 自動化する
無駄な作業を自動化しても、それこそ無駄になってしまうので、最初に無駄な作業の洗い出しをしてから、自動化を検討するようにしましょう。
3.作業スピードを上げる
作業スピードを上げるためには、以下のような方法があります。
- 作業スキルを上げる
- 便利なアイテムを使う
- 集中して作業する
ただ、作業スピードについては、単純に作業のスピードが遅いだけではない場合もあります。
例えば、レポートを作成しなくてはいけないが、何を書いてよいかわからないため時間がかかってしまう、といったケースの場合は、いくらタイピング速度が速くても作業自体は進みません。
既にやり方や進め方がわかっているもの以外は、作業効率を上げるための対処法が異なりますので、注意ください。
STEP2：パソコン(PC)の作業効率をあげるためにまずやること
効率化の順番を守る
STEP1で作業効率を上げるとは、以下のいずれかの方法を実践することだとお話ししました。
- 根本的なやり方を変える
- 作業量を減らす
- 作業スピードを上げる
続いては、どこから改善していくかの優先順位についてです。
基本的には1、2、3の順番で検討するようにしてください。
例えば、もともと非効率なやり方をしていた場合、無駄な作業を減らしたり作業スピードを上げても、効率的な別の方法のほうが圧倒的に有効だったりします。
その場合、作業の削減やスピードを上げる検討というのは無駄になってしまう可能性もありますので、無駄にならないように検討順位は意識するようにしましょう。
頻度の多い作業の洗い出しを行う
当たり前のことですが、大きな効果が得られそうなところから優先的に改善していくことで、大きな効率化につながります。
そのためには、自分の中で頻度の多い作業の洗い出しを行ってください。
単純に「パソコン(PC)作業」といっても、人によって作業内容は異なるため、万人に共通の効果的な方法というのはありません。
例えば、エクセル業務がメインの人は、関数やショートカットを覚えたりマクロの自動化で効率は劇的に改善しますが、エクセルを使わない人にとってはまったく効率化にはなりません。
そのため、自分がよく行う作業は何かがわかっていないと有効な効率化ができないので、まずは効率化したい作業内容を洗い出しましょう。
意外と同じような作業ばかりしていることが多いので、頻度の多い作業から改善することで大きな改善になります。
・アプリケーションで考える：「エクセル」「ブラウザ」「エクスプローラー」etc
STEP3：パソコン(PC)作業の効率化方法
それでは具体的なパソコン(PC)作業の効率化方法について解説していきます。
主に、作業量を減らす、作業スピードを上げるための方法になります。
作業の効率化は4種類に分類できる
作業ベースで考える場合、効率化は以下の方法があります。
- 設定を最適化する
- PCスキルを上げる
- 便利、高性能なアイテムを使う
- 集中できる環境を作る
作業効率を上げるためにはどれか1種類の方法を試すのではなく、自分にとって効果のありそうなものを優先に色々組み合わせて試すことが大切です。
一つ一つの対策で劇的な効果は感じられなくても、ちりも積もれば山となり大きな効率化になります。
それでは順に紹介していきます。
1：設定を最適化する
PCやアプリの設定自体を最適化するのは、手軽にできる割に効果が高いので4種類の中では一番最初に試してほしい方法になります。
アプリをスタートアップに登録する
「スタートアップ」に登録することで、アプリを自動で起動できます。
メールやブラウザ、SNSなどPC起動時に毎回開くアプリは自動で起動するようにしましょう。
2. 「ファイルを指定して実行」を選択
3. 名前欄に『shell:startup』と入力してOKをクリック
4. フォルダにアプリを追加
アプリをタスクバーにピン留めする
デスクトップの下部にあるタスクバーにピン留めすることで、アプリの起動が楽になります。
・タスクバー上のアプリを右クリック→「タスクバーにピン留めする」を選択
マウススピードを最速化する
効率化のためにはマウスのポインターのスピードは最速にしておきましょう。
最初は操作に苦戦するかもしれませんが、慣れたら普通に作業できるようになります。
単語登録の活用
よく使う文章、フレーズなどは、単語登録することで簡単に変換で呼び出すことができます。
例えばメールが多い人などは、冒頭のあいさつなどは以下のように簡単に入力することができます。
挨拶などの定型文、住所、名前などよく使うものは単語登録しておきましょう。
最初の2,3語程度をよみとして登録すると管理が楽になります。
これは本当に時短効果が高いので絶対に使いこなしましょう。
専用ソフトのインストール
頻度が多い作業に特化した便利なツールがないか調べてみましょう。
無料でも驚くほど便利なものもありますので、一度導入したら手放せなくなるかもしれません。
- テキストエディタを使う人：「サクラエディタ」などデフォルト以外のテキストアプリを検討する。
- 調査や分析などブラウザ操作が多い：広告表示を制限できる「Brave」ブラウザを使う
2：PCスキルを上げる
作業効率を上げるためには、シンプルに自分のPCスキルを上げるのも大切です。
短期では効果は出にくいですが、長期では自分のスキルアップにもなりますので、少しづつでも練習するようにしましょう。
タイピング速度を上げる
作業効率を上げるためのスキルでに真っ先に思いつくこととしては、タイピングがあると思います。
タイピング速度は早いに越したことはありません。
特に仕事でのコミュニケーションが、メールからチャット系のアプリに変わってきているため、求められるタイピング速度はどんどん上がっている気がします。
タイピング速度を上げるためには、キーボードを見ないでタイプする「タッチタイピング(ブラインドタッチ)」が必須なのでできない人は是非練習しましょう。
タイピングに必要なレベルについては以下の記事で解説していますので参考にしてみてください。
ショートカットキーを覚える
タイピング速度と同じくらい重要なスキルになります。
意外と意識してない人も多いですが、パソコンの大抵の作業はショートカットキーだけで操作することができ、効率化を突き詰めていくとキーボードだけで操作することになっていきます。
脱マウスです。
最近はアプリの種類や入れ替わりも多く、アプリ事にショートカットも異なるため脱マウスまで極める必要はないかと思いますが、よく使うアプリやパソコン設定の基本となるショートカットくらいはマスターしたほうが絶対に効率は上がります。
文字入力の頻度が少ない人にとっては、ショートカットを使いこなすほうが時短効率化になるので是非身に着けるようにしましょう。
・いきなりショートカットを全部暗記しようとするのではなく、すぐに参照できるようにしておく(繰り返し使うことで身体で覚える)
自動化ツールを使いこなす
少し効率化の上級者向けになりますが、自動化は本当に便利です。
エクセルのマクロなどが有名ですが、他にもRPAをはじめとする自動化ツールはいくつかあります。
正直難易度は高いですが、難易度に見合った効果は得られる可能性はあります。
とはいえ、優先順位は低いので、余裕がある人は検討してみましょう
3：便利、高性能なアイテムを使う
費用は掛かりますが、手っ取り早く作業効率を上げることができます。
ただ、無駄に高性能でも機能を使いこなせない可能性もありますので注意が必要です。
高性能なものほど高価になる傾向がありますので、本当に必要な機能、アイテムのみ検討するようにしましょう。
高性能パソコン(PC)
パソコンのスペックが低いと作業効率は低下してしまいます。
会社で支給されたパソコンなどの場合は、支給品を使いこなすしかありませんが、自前の場合は最低限のスペックのものを購入するようにしましょう。
キーボード
PC作業において最も使用頻度の高いアイテムなので、効率化のために投資するのはありだと思います。
・自分が使いやすいキー配列のものを選ぶ
・仕事とプライベートでなるべく共通で使えるキーボードを選ぶ
マウス
効率化にはマウスの使用頻度を減らすことも大事ですが、作業によってはマウスのほうが便利だったりします。
また、マウスも高性能化しており、高性能マウスを使えばお手軽にかなり作業効率がUPすることもあります。
人によってはショートカットを覚えるよりも、高機能マウスを使いこなすほうが作業効率が上がったりするので、マウスを検討するのも一つの方法だと思います。
マウスを選ぶ際に考慮すべき観点はいくつかあるのですが、左右のクリック以外にも、最低でも以下の機能が搭載されているマウスを選ぶようにしましょう。
- スクロールホイール
- 追加ボタン(二つ)
マルチディスプレイ
マルチディスプレイを試したことがない人は是非一度試してみましょう。
ディスプレイ2枚使ったほうが1枚の場合と比べて生産性が40%以上向上したという調査もあるくらい、効率化に大きく影響します。
ルーター
作業環境、内容にもよるのですが、クラウドを使った業務が増えてきているため、ネットの通信速度が遅いということも作業効率を下げる原因の一つとなります。
光回線なのに通信が遅いという人は、一度ルーターを検討してみるのもありだと思います。
ざっくり目安としては、通信速度が30Mbps以下の場合(DOWN,UPそれぞれ)は検討の余地ありだと思います。
とはいえ、その他の対策に比べたら優先順位は低くても問題ないので、気になる人は検討してみましょう。
4：集中できる環境を作る
作業の効率化のためには、作業者の環境を整えることも有効だったりしますので、作業環境のポイントについてもいくつか解説します。
疲れにくい椅子や机を使う
作業姿勢や疲労も作業効率には影響します。
正しい姿勢で作業することで、集中力が続く、作業スピードも上がり、疲れにくくなる、といったメリットもあるので、検討してみましょう。
特に長時間作業が多い人の場合には、思いのほか効果が大きかったりします。
整理整頓をする
地味な内容ですが、意外と効果があったりします。
・使用頻度の低いものは思い切って捨ててみる。
デスクの整理整頓
作業と関係ないものが目に入るとつい気が散ってしまい集中力が低下します。
ちょっとしたことですが、デスク周りは常に整理整頓し、不要なものは置かないようにしましょう。
デスクトップ、不要ソフトの整理
リアルのデスク同様、PC内も整理したほうが効率は上がります。
PC作業では、目的のファイルやフォルダを探すのにかなりの時間を使っているという人もかなり多いです。
また不要なソフトが動作を重くしてしまっているというケースもあります。
そのため、適宜デスクトップやフォルダ、ソフトウェアの整理を行うようにしましょう。
通知を切る
集中していても、通知がくることで集中状態が切れてしまうことはよくあります。
メールやチャット、SNSなどの通知を切れる場合は、切った状態で作業するようにしましょう。
特にスマホは、集中力を低下させる最大の要因となりますので、可能であれば目に見えない場所にしまった状態で作業しましょう。
環境音で作業する
作業中にBGMとして好きな音楽などを流す人も多いと思います。
ただ、好きな音楽など、自分にとって興味のある音を聞くと作業効率が低下してしまうという研究もあります。
逆に、無音でも集中力は低下し、適度な環境音が最も集中しやすいといわれていますので、周囲が騒がしい場合などは環境音のBGMを聴きながら作業するようにしましょう。
STEP4：自分用に最適化する
ここまで効率化に関する基礎から具体的な方法まで解説、紹介してきましたが、人によって最適な方法というのは異なります。
そのため、書いてあることをただそのまま実践するのではなく、自分なりにやり方を変えたりしながら最適化するようにしましょう。
まとめ
パソコン(PC)作業の効率化には、作業効率を改善するという意味を理解し、優先順位を意識して、最適な設定で便利なアイテムを使い、時短スキルを使い集中して作業するということが大事です。
ポイントは、一度に何でも取り入れようとするのではなく、少しづつ検討し自分にとって効果がありそうなものはどれかを試行錯誤してみる、ということです。
是非参考にしてみてください！
どうしてもうまくいかない人は、今回紹介したポイントを中心に自分の中で作業効率がいいと感じる人と比較してみてください。
違いをクリアにすることで改善点がクリアになることもあります。