「時間がない」が口癖になっている人必見!時間がないから抜け出す方法

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時間がないから抜け出す方法1

あなたは「時間がない」が口癖になっていませんか?

時間は限られているため、やることが多いとついつい「時間がない」と焦ってしまうかもしれません。

一方、同じ限られた時間でも、効率的に時間を使い焦らずに高いパフォーマンスを発揮する人もいます。

「時間がない」という人は、時間の効率的な使い方を知らないだけなのです。

そこで、今回は「時間がない」から抜け出すための方法を紹介します。






作業の効率化を考える

不要な会議を減らす

時間がないと言っている人ほど、やたら会議や打ち合わせが多かったりします。

会議は多くの人の時間を取るため、その会議は本当に必要か考えてみましょう。特に顔を合わせての会議は、メールや電話、テレビ会議で十分なケースも多いはずです。

会議の代わりとして、まずメールで十分ではないか考えましょう。メールは自分のタイミングでリアクションできるという点からお互いの時間を奪わず最も効率的です。

ただ、文章作成に時間がかかる場合や、直接話した方が早い場合などもあると思います。その場合は電話での連絡を検討します。複数人での議論が必要な場合は、電話会議、テレビ会議にしましょう。

そして、最も避けたほうが良いのは、全員で一か所に集合しての会議や、わざわざ相手先に訪問しての打ち合わせです。

もの凄い重要案件の会議や、相手先への謝罪、初めての取引の場合など直接伺うことが必要なケースもありますが、それ以外の大抵の場合はメールや電話、テレビ会議で済ませられます。

スケジュールをたてる

スケジュールをしっかり立てられない人は時間に追われてしまいます。

スケジュールが立てられない人は、作業に必要な時間を把握していないスケジュールを詰め込む時間を区切らない、といった傾向があり、時間管理ができないのです。

まずは、自分の作業速度も含めて、何にどれくらい時間がかかるかの作業時間を見積もりましょう。

そして、無理のない範囲でスケジュールを立ててから作業に取り組むのです。

パーキンソンの法則によると、残念ながら、人間は時間があると、その時間の分だけ作業時間が伸びてしまうという性質があります。

スケジュールを立てて時間を区切る、締め切りを設けるといったことをしないと、作業が終わらないのです。

自分がやるべき作業のみに注力する

その作業は本当に自分がやる必要があるか考えましょう。

時間がないのに、人からお願い事をされると簡単に引き受けてしまう人がいます。

人から頼られるのは嬉しいかもしれませんが、安請け合いせずに自分がやるべき作業かどうかを考え、自分の作業でないと感じたらしっかり断り、無駄な作業を増やさないようにしましょう。

どうしても断れない状況でも、締め切りの変更を提案するなど何かしろ対応が必要です。

また、自分がやるべきでない作業ならば、外注化を検討するという方法で、無駄な時間を減らすこともできます。

作業のコツ

マルチタスクしない

忙しいと抱えている仕事が多くなりマルチタスクをしてしまいがちです。

しかし、作業の切り替えに時間がかかったり、一つの事に集中しないため、マルチタスクは効率が落ちます。

一つずつ確実に作業をこなすようにしましょう。

優先順位を付ける

多くの作業があると、ついつい見かけの作業量を減らすために、優先度が低い簡単な作業から手を付けてしまいます。

そのままではいつまでたっても、重要な作業が終わりません。

そして、本当にやらなくてはいけない作業に手を付けるころには疲れてしまい、はかどらなくなるのです。

しかも、重要な作業が終わっていないということは、いつまでも、心に残るので、焦りの感情が生まれて効率も落ちてしまいます。

自分がやらなくてはいけないことに優先順位をつけて、最も大事なことから手を付けるようにしましょう。

これを実践するための、方法に「アイビー・リー・メソッド」があります。

1日の終わりに次の日に行う作業を6つ書き出し、優先順位をつけます。
そして、優先順位が高いものから始め、一つが終わるまでは別の作業には手をつけないといった方法です。

この方法の優れている点は、全ての作業が終わらなくても、自分が最も終わらせなくてはいけない作業は完了しているということです。

重要な事から一つ一つ作業をしていくことで、いつかは作業が終わるという事が実感できます。

感情をコントロールする

時間がないと考えている時は、同時に作業が終わらないことの焦りや、終わらなかったらどうしようといった不安の感情も生まれてきます。

時間がないから焦る → 焦ると効率が落ちる → さらに時間がなくなる

といった悪循環にならないように、焦りや不安などの感情をコントロールしましょう。

深呼吸する

焦ったり不安なまま行動し続けても、作業ははかどりません。

時間がない中でも、一旦深呼吸してみましょう。

2分間深呼吸するだけでも、無駄な焦りや不安が抑制され、落ち着くことができます。

人に親切にする

人に親切にするなど、他人のために時間を使うと、自分に余裕があると感じるようになります。

人間は一貫した行動をとりたいという心理を持つ「一貫性の原理」というものがあります。

そのため、人に親切にすることで次のような心理が働き、時間がないといった感覚が抑制されるのです。

人に親切にする → 他人のために時間を使っている → 他人のために時間を使える余裕がある

感情をリフレーミングする

時間がないと、焦りや不安の感情がが生まれますが、この感情をリフレーミングすることで、ポジティブに変換しましょう。

例えば、焦っているのではなく、興奮している。不安ではなく、冷静に考えているといったように、ネガティブな感情を別の視点からポジティブな思考にリフレーミングさせることで、生産性を向上させることができます。

大きなスケールで物事を考える

焦ると、どんどん視野が狭くなって自分のことにしか目が向かなくなってしまいます。

「自分の仕事が終わらないと大変なことになる」「なぜ自分だけこんな沢山の仕事を抱えているんだろう」

といった考えが生まれ、さらに不安や焦りを増長することになりかねません。

そんな時は、大きなスケールで物事を考えてみましょう。

例えば、長い人生を考えてみたらどうでしょう。あなたの現在取り組んでいる作業など、人生から考えたら、本の一時の些細なことかもしれません。

また、地球規模で考えたら、あなたのしていることは何の意味があるでしょう。地球に何か影響するような事でしょうか。

宇宙規模で考えたらどうでしょう。

スケールを大きくして、改めて自分の作業を見つめなおしてみると、自分の焦りや不安など取るに足らないちっぽけなことだと思えるようになります。

環境を整える

外部からの干渉をなくす

「時間がない」が口癖な人は、次から次へと作業を増やしているケースや、一つの事に集中できなくて作業が終わらないケースがあります。

その原因の一つに、電話やスマホのSNS通知などの外部からの干渉があります。

スマホからSNSの通知が来ると、当然、注意が引き付けられ集中力が下がります。作業中は、スマホの通知を切って目が届かないところに置きましょう。

また、電話なども時間を奪われる上、新たな作業が増えてしまう可能性もあります。進捗確認の電話などがきたりしたら、電話の案件を優先しなくてはいけない気持ちになってしまい、自分のスケジュール通りに作業できません。

可能であれば、電話にでなくていいような環境で作業するようにしましょう。

作業エリアを整理し不要なものを置かない

人は物を探すのに多くの時間を使っています。

また、余計なものが目に入ると、注意が引き付けられ集中力が低下してしまいます。

作業エリアを整理して物を減らすことで、探し物をする時間を減らし、集中して作業できるようにしましょう。

唯一、作業に関係ない物で、作業エリアにおいてよいのは「鏡」です。

自分の姿が見える位置に鏡を置くと、集中力が切れて鏡を見た時に「集中力が切れている自分」を認識することができます。

すると脳は「集中力を発揮している自分」という理想とのギャップを認知し、再度集中できるようになるのです。

デスクに鏡を置くのは抵抗のある人もいると思いますので、お勧めなのがミラータイプのスマホ用保護フィルムです。

スマホの電源を切っておけば鏡として使うことができるので、スマホを集中力を奪うアイテムから、集中力を向上させるアイテムに変えることができます。

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まとめ

  • 作業の効率化を考える
    • 不要な会議を減らす
      メールや電話、テレビ会議で済まないか考える
    • スケジュールをたてる
      作業時間を把握し、時間制限を設ける
    • 自分がやるべき作業のみに注力する
      頼まれても安請け合いしない、外注化を検討する
  • 作業のコツ
    • マルチタスクしない
      一つの作業に注力
    • 優先順位を付ける
      最も大事な作業から始める
  • 感情をコントロールする
    • 深呼吸する
      感情を落ち着かせる
    • 人に親切にする
      「一貫性の法則」で自分に時間があると思い込む
    • 感情をリフレーミングする
      焦りや不安をポジティブに変換
    • 大きなスケールで物事を考える
      自分の作業を深刻にとらえすぎない
  • 環境を整える
    • 外部からの干渉をなくす
      スマホの通知を切る
    • 作業エリアを整理し不要なものを置かない
      唯一鏡は置いてよい

「時間がない」から抜け出すために最も大切なのは、「やることを絞って一つずつ確実にこなしていけば終わる」という感覚を身につけることです。

「時間がない」という人はなんで時間がないのか一旦落ち着いて原因を考えてみましょう。

その上で、どういった対策がとれるかを考え、実行することで「時間がない」から抜け出すことができます。